Meaning of Business Letter pdf- Bcom Notes

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व्यावसायिक पत्र का आशय

व्यावसायिक कार्यों के लिए किया जाने वाला पत्रों का आदान-प्रदान ‘ व्यावसायिक पत्र ‘व्यवहार’ कहलाता है और ऐसे पत्रों को ‘व्यावसायिक पत्र’ कहते हैं। आधुनिक युग में व्यावसायिक पत्र निश्चित रूप से एक अपरिहार्य आवश्यकता का रूप ग्रहण कर चुके हैं। किसी-न-किसी रूप में तथा कभी-न-कभी व्यावसायिक पत्रों के आदान-प्रदान की आवश्यकता प्रत्येक व्यवसायी तथा उद्यमी को पड़ती है। अपने नियमित कार्य को करने हेतु व्यवसायी को विभिन्न पक्षों से सूचनाओं का आदान-प्रदान करना पड़ता है। पूछताछ करने के लिए, आदेश प्रेषित करने के लिए, आदेशों को पूरा करने के लिए, साख की अनुमति एवं स्वीकृति प्राप्त करने के लिए, देनदारों को उनके खातों का विवरण भेजने के लिए, माल की पूर्ति में की गई कमी की शिकायत के लिए ग्राहकों की समस्याओं का समाधान करने के लिए तथा फर्म की ख्याति में वृद्धि करने के लिए प्रत्येक संस्था में सम्प्रेषण की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक पत्रों के उचित माध्यम व सम्प्रेषण के द्वारा ही उद्योग जगत में फैले विशाल जनसमुदाय से सम्बन्ध स्थापित किया जाता है। भौगोलिक दूरी की प्राकृतिक बाधा को व्यावसायिक पत्रों के द्वारा सहजरूपेण ही पार कर लिया जाता है।

व्यावसायिक पत्र का महत्त्व

(Importance of a Business Letter)

आधुनिक व्यापार की सफलता काफी सीमा तक व्यावसायिक पत्र-व्यवहार पर भी निर्भर करती है। हरबर्ट एन० केसन के अनुसार, “एक श्रेष्ठ पत्र उस मास्टर – चाबी के समान होता है जो ताला लगे दरवाजे को भी खोल देती है। यह बाजार का निर्माण करता है तथा वस्तुओं व सेवाओं के विक्रय हेतु मार्ग प्रशस्त करता है। ऐसा पत्र फर्म का चित्र प्रस्तुत करता है।”

व्यावसायिक पत्र अपने श्रेष्ठ रूप में व्यवसाय में अन्तर्निहित उद्देश्य को प्राप्तकर्त्ता तक पहुँचाने में कारगर सिद्ध होता है। सुदूर क्षेत्रों में स्थित लोगों तक इस पत्र के द्वारा ही प्रतिष्ठान की ख्याति पहुँचती है। अच्छे व्यावसायिक पत्रों के द्वारा फर्म की ख्याति स्थायित्व को प्राप्त करती है। वास्तव में एक व्यावसायिक पत्र इतना प्रभावी होना चाहिए कि जिस सीमा तक सम्भव हो, लेखक का भी स्थान ले सके।

व्यावसायिक पत्र लिखने के कारण / आवश्यकता

(Reasons / Need to write a Business Letter)

एल० गार्टसाइड ने व्यावसायिक पत्रों को लिखने के चार मुख्य कारण बताए हैं, जो निम्नलिखित हैं-

(1) व्यक्तिगत सम्बन्ध के बिना सम्प्रेषण का सरल व आर्थिक साधन उपलब्ध कराना। 

(2) सूचना प्रदान करना ।

(3) व्यवहारों के प्रमाण प्रदान करना ।’

(4) भविष्य के सन्दर्भ हेतु रिकॉर्ड प्रदान करना। 

व्यावसायिक पत्र के लाभ/कार्य 

(Advantages/Functions of a Business Letter)

एक व्यावसायिक पत्र के लिखे जाने के अनेक दूरगामी लाभ (कार्य) होते हैं—

1. रिकॉर्ड एवं सन्दर्भ ( Record and Reference) – सम्प्रेषण को भविष्य में रिकॉर्ड में रखने के लिए इसका लिखित में होना अनिवार्य है। इसके लिए व्यावसायिक पत्र एक उत्तम माध्यम है। लिखित सम्प्रेषण को सम्बन्धित व्यक्तियों व विभागों तक सरलता से पहुँचाया जा सकता है। इसका प्रभाव स्थायी होता है। दूसरी ओर यदि मौखिक सम्प्रेषण को अपनाया जाता है तो लिखित सम्प्रेषण की भाँति इसके मूल रूप को एक-दूसरे तक नहीं पहुँचाया जा सकता। इसमें अनावश्यक रूप से समय की बरबादी होगी एवं कार्य में देरी होगी। व्यावसायिक सम्प्रेषण में केवल चालू सन्दर्भों की ही नहीं वरन् पिछले सन्दर्भों की भी आवश्यकता पड़ती है और इस हेतु व्यावसायिक पत्रों का आदान-प्रदान उद्यम का लाभकारी पक्ष प्रस्तुत करता है। लिखित पत्र होने से पिछले व्यवहारों, अनुबन्धों का ज्ञान, ग्राहकों व विक्रेताओं से किए गए पत्र-व्यवहारों की जानकारी सरलता, शीघ्रता व शुद्धता से हो जाती है।

2. भविष्य में की जाने वाली कार्यवाही हेतु ठोस आधार (An Authoritative Proof for Future Reference) — लिखित पत्र हमारे भविष्य एवं वर्तमान के लिए विश्वसनीय प्रमाण होता है। यदि कोई व्यक्ति या संस्था किसी तथ्य के सम्बन्ध में यह कहे कि ऐसा नहीं है तो पत्र निकालकर प्रमाण दिया जा सकता है और यही व्यावसायिक पत्र का सर्वाधिक मुखर लाभ है। कानूनी दाँव-पेंचों में भी व्यावसायिक पत्रों को ‘प्राइमरी एवीडेन्स’ के रूप में मान्यता प्राप्त है।

3. विस्तृत फलकों पर प्रभाव का लाभकारी पक्ष (Widening the Approach)—किसी भी व्यवसाय के लिए यह बहुत कठिन होता है कि प्रत्येक स्थान पर वह अपने प्रतिनिधि भेजे। विभिन्न स्थानों की दूरी अधिक होने के कारण यह सम्भव नहीं हो पाता है। ऐसी स्थिति में केवल पत्र ही एक ऐसा माध्यम है, जिसे जहाँ चाहे भेज सकते हैं। पत्रों के माध्यम से व्यवसाय के क्षेत्र का भी विस्तार होता है। इन पत्रों की पहुँच विश्व या समस्त भूमण्डल पर होने के कारण इनकी उपादेयता स्वयंसिद्ध है।

4. व्यावसायिक पत्र मधुर व्यावसायिक सम्बन्धों का प्रणेता (Business Letters being a Source of Good Relations) — व्यावसायिक पत्र का एक महत्त्वपूर्ण उद्देश्य अन्य संस्थाओं के साथ मित्रता बढ़ाना होता है। पत्र के माध्यम से हमेशा के लिए अच्छे सम्बन्ध बनाए जा सकते हैं। पत्राचार के मुख्य उद्देश्य हैं— कम्पनी व ग्राहकों के मध्य सम्बन्ध बनाना, विद्यमान ग्राहकों को बनाए रखना, नए ग्राहक बनाना तथा ग्राहकों को नए-नए उत्पाद अधिक मात्रा में खरीदने के लिए आमन्त्रित करना आदि। इसी से फर्म की ख्याति को बढ़ावा मिलता है। इनके सफल नियोजन से व्यवसायगत क्षेत्रों में नाना प्रकार के लाभों का आस्वादन किया जा सकता है।

5. दीर्घकालीन प्रभाव (Making a Lasting Impression) – सुस्पष्ट एवं मधुर कलेवर में लिखे गए पत्रों का प्राप्तकर्त्ता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। यह प्रभाव निश्चित रूप से दीर्घकालीन प्रवृत्ति का होता है। किसी भी प्रसंग को पुनः ताजा करने के लिए पुराने पत्रों का अवलोकन कर विस्मृत स्मृति को सहज रूप में ही पुनर्जीवित किया जा सकता है। 

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